No en vano, el hecho de exprimir al máximo tus horas de trabajo es un factor esencial para incrementar, casi sin darte cuenta, la productividad de tu negocio, además de contribuir a aspectos tan importantes como mejorar tu conciliación personal o familiar, favorecer tus relaciones sociales o conseguir algo tan simple, y a la vez tan complicado, como permitirte una mayor calidad de tu descanso.

Por este motivo, desde OGE Consultores hoy queremos detenernos en repasar contigo algunas de las claves que pueden ayudarte a dejar de ser esclavo de tu tiempo para convertirte, de una forma mucho más sencilla de lo que crees, en el dueño de tu jornada laboral y, por tanto, de tu destino profesional:

• Para comenzar, será esencial tener claros cuáles son tus objetivos profesionales y los pasos necesarios para llevarlos a cabo. Aunque pueda parecer una obviedad, te sorprendería tomar conciencia de la cantidad de tareas que realizamos a lo largo del día sin tener fijado previamente un rumbo fijo.

• Una vez hayas definido este primer aspecto, el siguiente paso deberá consistir en establecer prioridades, considerando aquello que es urgente, pero, al mismo tiempo, teniendo siempre presente lo que realmente es importante para el futuro de tu negocio y de los proyectos que tienes en marcha.

• Cuantifica en horas el tiempo necesario para la realización con éxito, y conforme a unos adecuados estándares de calidad, que requiere cada una de las tareas definidas en los puntos anteriores.

• Establece un cierto periodo de holgura en la cuantificación temporal de las tareas consideradas, ya que todo es siempre mucho más fácil e idílico sobre el papel.

• Realiza una calendarización de tu jornada laboral o, mejor aún, semanal. Si esto lo acompañas de un calendario mensual en el que tengas marcadas aquellos hitos importantes a los que tendrás que hacer frente a medio y largo plazo, estarás sentando las bases para alcanzar tus metas.

• Para finalizar, comprométete contigo mismo a respetar la organización temporal que has plasmado a partir de las premisas anteriores. Si no estableces el firme compromiso de cumplir con tu calendarización de tareas, no solo no conseguirás tomar el mando de tu tiempo, sino que las horas dedicadas a ello habrán sido, paradójicamente, una enorme pérdida de tiempo.

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Es en este punto en la andadura de tu negocio en el que tendrás que plantearte la idoneidad de dejar de dejar a un lado tu uniforme de ‘Juan Palomo’, para configurar tu propio equipo de trabajo, externalizando algunas de tus actividades, colaborando con otros profesionales o tomando la decisión de contratar a personas que te ofrezcan un perfil que se complemente a la perfección en términos de cualificación y experiencia, para disponer así de un mayor margen de maniobra en cuanto a la asunción de nuevos clientes y proyectos.

Tanto en el caso de que decidas externalizar aquellas funciones que otros pueden realizar de una forma más eficaz y eficiente, como si prefieres incrementar el tamaño de tu estructura empresarial incorporando a otros profesionales, será imprescindible que sientes las bases para llevar a cabo una delegación óptima de aquellas tareas que, de forma puntual o habitual, deseas que pasen a ser responsabilidad de otra persona.

En este sentido, desde OGE Consultores hoy queremos incidir en los pasos más adecuados para conseguir realizar con éxito este proceso de delegación de tareas, evitando posibles desajustes y vacíos funcionales:

• Como hemos comentado anteriormente, una de las piedras angulares que condicionarán el desarrollo de una adecuada delegación de tareas y responsabilidades residirá en el desarrollo de un buen proceso de selección de tus nuevos recursos humanos o proveedores de servicios. No caigas en el error de intentar buscar personas similares a ti, ya que el secreto está en unir a la causa perfiles que se complementen a la perfección contigo, solventando así tus posibles carencias.

• A partir de ese primer paso, será el momento de realizar un necesario proceso de formación e información dirigido a las personas que formarán parte de tu equipo de trabajo, en el que podréis delimitar al detalle la nueva distribución de funciones y responsabilidades, así como establecer conjuntamente los procedimientos más adecuados para la gestión, control y seguimiento de este proceso.

• Para que esta nueva estructura funcional aporte los resultados deseados, será esencial que se lleve a cabo, de forma análoga, la definición de los objetivos a alcanzar tanto a corto como a largo plazo, y promueve que estos sean conocidos y asimilados por aquellas personas en las que has decidido delegar las tareas que serán esenciales para alcanzarlos.

• Para finalizar, será imprescindible que todos estos pasos estén acompañados de un continuo proceso de retroalimentación o feedback, generando un flujo de información continua entre los miembros de tu equipo de trabajo. De esta forma, se despejarán todas aquellas posibles dudas que podáis tener sobre el itinerario a seguir para alcanzar vuestros objetivos de negocio y, al mismo tiempo, conseguirás una mayor implicación de tus recursos humanos, ya que se sentirán partícipes activos de los pasos que se van dando hacia la consecución de las metas marcadas.

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En la mayor parte de las ocasiones, esta situación suele tener su origen en un desajuste de carácter transitorio, entre la realización del trabajo o venta, con los costes directos e indirectos que este proceso supone, y el cobro efectivo de esta acción comercial, lo que puede llegar a provocar problemas aún mayores en el caso en el que este retraso se convierta en morosidad o impago, hasta el punto de poner en riesgo la estabilidad y supervivencia del negocio.

Conscientes de este hecho, desde OGE Consultores hoy queremos que conozcas algunos consejos que pueden serte útiles para prevenir o hacer frente a una situación de falta de liquidez transitoria, atajando esta situación de raíz y evitando así que esta incidencia pueda afectar al futuro de tu negocio:

• Como medida preventiva ante este tipo de situaciones, será muy recomendable que, en aquellos periodos en los que disfrutes de una mayor solvencia y volumen de ingresos, establezcas una dotación de reservas para contar con capital disponible, y líquido, ante una emergencia. Aunque pueda parecerte una práctica asociada a empresas de mayor tamaño, el hecho de mantener una cuenta alejada de tus gastos corrientes puede ahorrarte muchos problemas y preocupaciones.

• A nivel comercial, antes de emprender cualquier inversión adicional, y sobre todo aquellos que impliquen un considerable compromiso de recursos, analiza detenidamente las condiciones del proyecto y trata de conocer al máximo a tus clientes, con el fin de poder rechazar la posibilidad de emprender acciones comerciales que no solo no te permitan obtener la rentabilidad esperada, sino que, además, impliquen pérdidas para tu negocio.

• Asimismo, será preciso que tengas siempre presente la necesidad de llevar un control exhaustivo de las cuentas pendientes de cobro en tu empresa, como mecanismo para garantizar tu solvencia y liquidez, repasando diariamente tus flujos de caja y tesorería.

• Para finalizar, en el caso de que detectes que esta situación de falta de liquidez no se debe a aspectos coyunturales, sino estructurales, lo más adecuado será que te plantees la realización de una auditoría financiera, a nivel interno o a través de profesionales, para identificar la causa, o causas, del problema y establecer las vías de mejora más adecuadas para recuperar la normalidad cuanto antes.

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Del mismo modo, en el ámbito de la contabilidad o la fiscalidad, como ocurre en otros muchos aspectos de nuestra vida personal, es relativamente normal que seamos propensos a tratar de maximizar nuestros éxitos y puntos fuertes, y que, de igual forma, tengamos la tentación de ‘correr un tupido velo’ sobre aquellos aspectos de los que estamos menos orgullosos o somos conscientes de que pueden afectar negativamente a nuestra imagen.

El verdadero problema de la aplicación de lo que se conoce como maquillaje contable, o contabilidad creativa, reside en el momento en el que se comienza a ser víctima de nuestro propio personaje, dirigiendo todos los esfuerzos de gestión en mantener una imagen ilusoria, en lugar de tratar de subsanar lo antes posible aquellos errores o deficiencias que han motivado este comportamiento.

Es en estos casos cuando la obstinación por no reconocer abiertamente estos problemas y ponerse manos a la obra en su resolución suele desembocar en el desarrollo de unas prácticas que no solo son totalmente contraproducentes a nivel interno, sino que constituyen un fraude de ley y pueden ser objeto de sanción administrativa o, incluso, penal por parte de las administraciones competentes.

Por este motivo, es fundamental que, si percibes que tu empresa se encuentra en una situación de este tipo, o corre el riesgo de hacerlo, te pongas en manos de aquellos profesionales que pueden detectar, de una forma totalmente objetiva y neutral, las deficiencias y problemas financieros que están generando esta situación y establecer las vías de mejora para subsanarlos lo antes posible, en lugar de emplear técnicas de contabilidad creativa que, más pronto que tarde, acabarán volviéndose en tu contra.

Tanto a nivel profesional como personal, la consecución del éxito reside en enfrentarse de cara y sin miramientos a los problemas que nos encontramos en nuestra vida diaria, y no en ‘enterrar la cabeza como el avestruz’, cruzando los dedos y deseando que los problemas se resuelvan solos, a la espera de un cambio de viento que, en la práctica totalidad de las ocasiones, nunca llega.

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En este sentido, aunque la definición de tus objetivos y metas para este año 2022 constituye un primer paso esencial en el desarrollo de esta reflexión, ya que te permitirá fijar el ‘punto de destino’ donde deseas encontrarte cuando finalice este ejercicio, y las actuaciones necesarias para alcanzarlo, no será adecuado limitar este proceso de transformación solamente a este aspecto.

También será preciso realizar un análisis crítico sobre el modo en qué enfocas tu trabajo diario y si realmente estás haciendo todo lo posible para alcanzar un nivel de productividad que resulte satisfactorio en relación a tu plan de negocio.

Por este motivo, desde OGE Consultores hoy queremos mostrarte algunas recomendaciones prácticas que pueden ayudarte a enfocar tu metodología de trabajo de una forma más productiva:

• Establece una planificación lo más ajustada posible a la realidad de tu jornada laboral, y a ser posible a una semana vista, con el fin de disponer de un mapa mental de todas las actuaciones que debes abordar.

• A la hora de realizar esta programación de tareas, ten siempre presente la necesidad de priorizar tu atención hacia aquellos proyectos o clientes que te estén generando una mayor facturación. No se trata de establecer un criterio estrictamente monetario para la atención de tu cartera de clientes, sino más bien de ser justo contigo mismo y, sobre todo, con ellos, y dedicarle más tiempo a quien más valora tu trabajo.

• A partir de estas dos primeras ideas, también tendrá una gran importancia que nunca descuides la necesidad de no confundir facturación con rentabilidad, ya que esto dependerá de la relación entre el presupuesto o propuesta económica acordada con el cliente y del tiempo que, de forma efectiva, le dedicas a las tareas necesarias para su realización. Por tanto, será conveniente que siempre tengas presente los ingresos que obtienes por hora de trabajo, con el fin de establecer el tiempo que puedes dedicar a cada proyecto para que sea realmente rentable para tus intereses.

• Para finalizar, también puede ayudarte a mejorar tu productividad plantearte la posibilidad de delegar o externalizar ciertas tareas a otros profesionales de confianza que puedan realizarlas de una forma más eficiente, siempre que el presupuesto del proyecto lo permita. De esta forma, podrás avanzar más rápido en aquellos aspectos en los que realmente eres productivo y conseguir que aquellos otros que pueden quitarte más tiempo sean realizados de forma paralela, contando con tu supervisión continua si lo consideras necesario.

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En este sentido, adquiere una especial importancia el hecho de contar con los medios necesarios para conseguir identificar qué nuevos proyectos o cambios en el entorno son realmente una oportunidad para tu negocio y qué otros, por el contrario, pueden suponer una dedicación innecesaria, y poco aconsejable de recursos, con el riesgo de poder afectar gravemente a la estabilidad y solvencia de tu proyecto empresarial.

Es aquí donde se pone de manifiesto el papel esencial del análisis de riesgo como herramienta básica para ‘separar el trigo de la paja’, dirigida a conocer en qué medida resultará recomendable realizar una inversión o, lo que puede llegar a ser más comprometido, solicitar financiación para acometer un proyecto que, a priori, nos ofrece una rentabilidad más que interesante.

En este punto, desde OGE Consultores consideramos útil que conozcas los diferentes pasos que conforman el desarrollo de un proceso de análisis de riesgo a nivel estratégico en el seno de tu organización:

• Definición de los principales riesgos clave, a nivel interno y externo, que pueden afectar a la estabilidad, consolidación y crecimiento de tu proyecto empresarial.

• Estimación del peso y probabilidad de ocurrencia de cada riesgo, con el fin de priorizar el desarrollo de actuaciones relacionadas con aquellos que presentan una mayor amenaza para tu entidad o una mayor posibilidad de ocurrencia, y más aún si se dan ambos aspectos de forma simultánea.

• Diseño y puesta en marcha de un plan de contingencia, que permita hacer frente de forma óptima, y anticipada, a aquellos riesgos que requieren de una actuación más rápida por parte de tu empresa, conforme a los puntos anteriores.

• Establecimiento de un programa de actuación, en el que será fundamental concretar una distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre los distintos miembros de tu organización, para evitar duplicidad de tareas o, lo que es peor, ausencia de actuación en algunos puntos clave.

• Seguimiento de las actuaciones durante su desarrollo y determinación de medidas correctivas en caso de que fuesen necesarias, adaptando este proceso a lo que realmente ocurre en el entorno.

Como puedes observar, el análisis de riesgo es un elemento de gran ayuda para disponer de la información necesaria para transformar la filosofía de tu empresa, pasando de un enfoque eminentemente reactivo, condicionado a los movimientos y tendencias de tu sector, a un punto de vista totalmente proactivo, capaz de anticiparse a estos cambios y aprovecharlos en tu propio beneficio empresarial.

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Sin embargo, aunque pueda parecer una quimera, existen numerosos casos de empresas que mantienen o incluso incrementan su crecimiento durante estas etapas de contracción del mercado, lo que demuestra que es posible adaptarse convenientemente a las condiciones adversas del entorno si se cuenta con una estructura sólida y se toman las decisiones estratégicas y operativas adecuadas.

Por eso, siendo conscientes de que no se trata de un proceso fácil, desde OGE Consultores queremos mostrarte algunos aspectos que pueden servirte para conseguir que tu empresa cuente con una mayor capacidad de respuesta ante posibles escenarios de crisis a nivel global y, a ser posible, mantener tu crecimiento durante este periodo:

• En primer lugar, como hemos comentado anteriormente, será imprescindible que tu empresa goce de una posición financiera sólida. Al igual que nuestro cuerpo responde mejor a una enfermedad si nuestro sistema inmunológico está preparado, tu negocio podrá enfrentarse a la crisis con mayores garantías si tu estructura financiera se encuentra saneada y dispone de capacidad de financiación para aquellas situaciones en las que esta sea conveniente o necesaria.

• Del mismo modo, debes tener presente cuáles son tus flujos de ingresos y gastos, y sobre todo en qué medida pueden verse afectados no solo por tus propias decisiones, sino por la evolución de aquellos clientes y proveedores con los que tienes actualmente una relación comercial estable.

• Asimismo, será de gran importancia que trates de mantener tu atención a los cambios que se producen en tu mercado de actuación, para así anticiparte a ellos y reducir el efecto de aquellas amenazas que puedan influir en tu estabilidad. Si consigues establecer un cauce de información continuo y adecuado sobre estos aspectos, podrás identificar estas situaciones críticas antes que tus competidores y transformar estas amenazas en oportunidades estratégicas.

• Para finalizar, y teniendo en cuenta todas las recomendaciones anteriores, no dejes que el miedo te haga rechazar posibles inversiones de negocio que puedan resultar interesantes para tu empresa. Eso sí, analiza con el mayor detalle posible el compromiso de recursos que estas supondrán, las expectativas de rentabilidad y retorno de la inversión y, muy especialmente, su nivel de riesgo, con el fin de que tu estructura financiera no se vea dañada por decisiones apresuradas o poco meditadas.

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No obstante, a la hora de abordar esta tarea, esencial para el futuro de tu empresa a medio y largo plazo, se suele caer en el error de considerar esta transformación digital como la solución a todos los males, o deficiencias estructurales, que están presentes en la organización y, en la práctica, lastran su consolidación y crecimiento.

En este punto, desde OGE Consultores siempre hemos apostado, y apostaremos, por aconsejar a nuestros clientes y colaboradores el desarrollo de una transformación digital sostenible, en la que las mejoras digitales que se incorporen al funcionamiento de la empresa en cuestión estén sustentadas por unos cimientos firmes de carácter estratégico, o analógico.

Al menos hasta que los sistemas de Inteligencia Artificial sean capaces de pensar y aprender por nosotros, para lo que por suerte o por desgracia queda bastante tiempo, la implementación de una transformación digital exitosa estará condicionada a la realización de una reflexión en profundidad sobre lo que tu empresa es y, sobre todo, sobre lo que quiere ser, para que, a partir de este ‘análisis analógico’, puedas identificar las herramientas digitales más adecuadas para alcanzar estos objetivos.

No debemos olvidar que el acierto en la incorporación de procesos digitales en la estructura y funcionamiento diario de tu empresa estará supeditado totalmente a los procesos que se hayan definido previamente en el seno de la organización, por lo que, si existe un error de base en su concepción, estarán marcados por un sesgo que, a la larga, afectará a la evolución de tu organización.

Por eso, la transformación digital debe ir de la mano, en todo momento, de una necesaria evaluación estratégica y operativa de la organización con un enfoque 360°, que permita identificar los procesos internos esenciales y auxiliares que conviven en la ella y, al mismo tiempo, detectar las relaciones y sinergias existentes.

Si opinas como nosotros, pero consideras que esta tarea se escapa de tus posibilidades, por su considerable envergadura, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, ya que estaremos a tu disposición para asesorarte y acompañarte en esta travesía, mediante el diseño, desarrollo e implementación de un proceso integral de consultoría estratégica adaptado totalmente a las necesidades de transformación digital de tu empresa.

¿Hablamos?

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Estas organizaciones ofrecen una ayuda crucial e imprescindible en aquellas situaciones en las que tienes ante ti una oportunidad de negocio que goza de un considerable atractivo, pero que, a su vez, implica la necesidad de comprometer recursos económicos de tu negocio que se recuperarán de forma progresiva, consiguiendo un retorno de la inversión y obtención de rentabilidad a medio y largo plazo.

Como puedes observar, y no es una casualidad, estamos hablando de la necesidad de que la búsqueda y obtención de financiación externa esté relacionada con tu intención de acometer proyectos susceptibles de generar una elevada rentabilidad a tu negocio, y que, por su propio desarrollo temporal, esta no se encuentre a tu disposición hasta pasados unos meses o años.

Por el contrario, la búsqueda de financiación externa no es, en modo alguno, la mejor solución para hacer frente a problemas asociados al corto plazo, como puede ser la superación de una situación de falta de liquidez, y más aún si no va acompañada de un proceso interno de reflexión en cuanto a los aspectos que han llevado a tu empresa a dicha situación, y acerca de las soluciones que pueden ayudarte a superar este bache.

Con esto no queremos decir que la financiación externa no sea una medida a considerar para favorecer tu capacidad de hacer frente a las obligaciones de pago propias de tu negocio, ante una situación de insolvencia.

Nos referimos, principalmente, a que, si esta ‘bocanada de aire’ no viene acompañada de una actitud crítica a la hora de analizar tu estructura de costes y márgenes, con una clara predisposición a modificar aquellas partidas responsables del problema actual, solamente estarás optando por ‘ganar tiempo’ en lugar de resolver tus problemas, con la seguridad de que estos se manifestarán nuevamente en el futuro, y esta vez con una situación de mayor debilidad económica y financiera.

En base a este razonamiento, desde OGE Consultores te recomendamos que priorices el diseño y desarrollo de aquellas actuaciones que te permitan solucionar tus problemas internos, reservando la búsqueda de financiación externa para aquellas situaciones en las que esta alternativa sea realmente útil y atractiva.

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El aumento de la facturación y de las ventas en un aspecto que, por su elevada visibilidad respecto a otros ratios más técnicos y complejos, se suele emplear como medida habitual de la salud de una empresa.

No obstante, hay que tener en cuenta que, aunque la variación en el volumen de ventas constituye un buen punto de partida para conocer la situación económica y financiera de un proyecto, podría ser un error detener ahí tu análisis, ya que existen múltiples factores que pueden explicar un aumento considerable de las ventas sin que esto sea extrapolable, de forma proporcional, al incremento de la rentabilidad y el beneficio obtenido por tu empresa en el desarrollo de su actividad.

A modo de ejemplo, los periodos de rebajas característicos de algunos sectores, como el comercio minorista, hacen que durante las fechas en las que estas se encuentran vigentes, como ocurre tradicionalmente en enero, las empresas del sector experimenten, a nivel individual, un claro repunte de sus ventas.

Sin embargo, la obtención de esta evolución positiva en su facturación viene determinada, por la propia definición de las rebajas, del hecho de asumir una reducción en el margen comercial que la empresa obtendrá por sus productos o servicios, llegando a casos extremos en los que lo que realmente se pretende es sacar fuera el exceso de stock de mercancías de temporadas anteriores, para aliviar los costes de almacenamiento que la empresa debe soportar por estos productos, en ocasiones, obsoletos o en riesgo de obsolescencia.

En definitiva, para que el hecho de vender más pueda ser considerado como un sinónimo de una mayor rentabilidad o beneficio comercial para la empresa, será imprescindible que este aspecto esté acompañado del establecimiento de una política de márgenes que garantice que cada unidad de producto vendida permita recuperar los costes necesarios para su fabricación y, al mismo tiempo, la obtención de un beneficio adecuado conforme a los objetivos comerciales fijados previamente.

En caso contrario, todo el esfuerzo realizado para conseguir algo tan complicado como aumentar la cifra de ventas de tu organización se estará diluyendo entre los distintos eslabones de la cadena de valor, sin que obtengas los resultados que esperabas de todo este proceso.

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