No en vano, el hecho de exprimir al máximo tus horas de trabajo es un factor esencial para incrementar, casi sin darte cuenta, la productividad de tu negocio, además de contribuir a aspectos tan importantes como mejorar tu conciliación personal o familiar, favorecer tus relaciones sociales o conseguir algo tan simple, y a la vez tan complicado, como permitirte una mayor calidad de tu descanso.

Por este motivo, desde OGE Consultores hoy queremos detenernos en repasar contigo algunas de las claves que pueden ayudarte a dejar de ser esclavo de tu tiempo para convertirte, de una forma mucho más sencilla de lo que crees, en el dueño de tu jornada laboral y, por tanto, de tu destino profesional:

• Para comenzar, será esencial tener claros cuáles son tus objetivos profesionales y los pasos necesarios para llevarlos a cabo. Aunque pueda parecer una obviedad, te sorprendería tomar conciencia de la cantidad de tareas que realizamos a lo largo del día sin tener fijado previamente un rumbo fijo.

• Una vez hayas definido este primer aspecto, el siguiente paso deberá consistir en establecer prioridades, considerando aquello que es urgente, pero, al mismo tiempo, teniendo siempre presente lo que realmente es importante para el futuro de tu negocio y de los proyectos que tienes en marcha.

• Cuantifica en horas el tiempo necesario para la realización con éxito, y conforme a unos adecuados estándares de calidad, que requiere cada una de las tareas definidas en los puntos anteriores.

• Establece un cierto periodo de holgura en la cuantificación temporal de las tareas consideradas, ya que todo es siempre mucho más fácil e idílico sobre el papel.

• Realiza una calendarización de tu jornada laboral o, mejor aún, semanal. Si esto lo acompañas de un calendario mensual en el que tengas marcadas aquellos hitos importantes a los que tendrás que hacer frente a medio y largo plazo, estarás sentando las bases para alcanzar tus metas.

• Para finalizar, comprométete contigo mismo a respetar la organización temporal que has plasmado a partir de las premisas anteriores. Si no estableces el firme compromiso de cumplir con tu calendarización de tareas, no solo no conseguirás tomar el mando de tu tiempo, sino que las horas dedicadas a ello habrán sido, paradójicamente, una enorme pérdida de tiempo.

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En este punto, es habitual que desde el tejido empresarial se considere su entorno, tanto el más próximo y local como aquel que se extiende a nivel global, desde una perspectiva excesivamente comercial y simplista, fruto quizás de la necesidad de obtener resultados que garanticen la supervivencia del proyecto, centrándose casi exclusivamente en las personas y entidades que conforman su público objetivo.

Sin embargo, el entorno de una empresa es mucho más que eso, y además no debe entenderse como un agente externo con el que estamos obligados a interactuar, sino como un ‘todo’ del que formamos parte y, por tanto, tenemos la capacidad de influir con nuestras decisiones, para transformarlo y mejorarlo día a día.

Conscientes de este hecho, desde la ONU se decidió potenciar en el año 2016 el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), en el que se insta a todas las personas y entidades que residen en los países miembro de este organismo a contribuir activamente por la consecución de 17 retos en los quince años siguientes, relacionados principalmente con la erradicación de la pobreza, la sostenibilidad del planeta y la búsqueda activa de la paz y la prosperidad a nivel mundial.

Como puedes observar, estos 17 retos, que reciben el nombre de Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), no están relacionados exclusivamente con el ámbito empresarial, sino con la materialización de un entorno común en el que el bienestar y la calidad de vida de todos sus habitantes deje de ser una quimera para convertirse en una realidad.

Pero de la misma forma, también se perciben elementos que, aunque sea de forma indirecta, pueden ser trabajados desde las empresas, como la lucha contra las desigualdades y el cambio climático, la apuesta por la innovación o el compromiso por unos sistemas de producción y consumo más responsables y sostenibles.

Por eso, desde OGE Consultores consideramos necesario participar en la difusión de estos objetivos y reflexionar contigo sobre la importancia de avanzar juntos hacia su consecución.

Lógicamente, no se trata de unas metas que se puedan alcanzar de forma individual ni en cuestión de días, pero si tomas conciencia de su trascendencia y, como nosotros, los tienes presentes en la definición de tus objetivos estratégicos y operativos, estarás aportando tu importantísimo granito de arena por conseguir cambiar tu entorno y avanzar hacia un mundo cada vez más justo, habitable y sostenible.

¿Te animas a formar parte de este reto?

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Es en este punto en la andadura de tu negocio en el que tendrás que plantearte la idoneidad de dejar de dejar a un lado tu uniforme de ‘Juan Palomo’, para configurar tu propio equipo de trabajo, externalizando algunas de tus actividades, colaborando con otros profesionales o tomando la decisión de contratar a personas que te ofrezcan un perfil que se complemente a la perfección en términos de cualificación y experiencia, para disponer así de un mayor margen de maniobra en cuanto a la asunción de nuevos clientes y proyectos.

Tanto en el caso de que decidas externalizar aquellas funciones que otros pueden realizar de una forma más eficaz y eficiente, como si prefieres incrementar el tamaño de tu estructura empresarial incorporando a otros profesionales, será imprescindible que sientes las bases para llevar a cabo una delegación óptima de aquellas tareas que, de forma puntual o habitual, deseas que pasen a ser responsabilidad de otra persona.

En este sentido, desde OGE Consultores hoy queremos incidir en los pasos más adecuados para conseguir realizar con éxito este proceso de delegación de tareas, evitando posibles desajustes y vacíos funcionales:

• Como hemos comentado anteriormente, una de las piedras angulares que condicionarán el desarrollo de una adecuada delegación de tareas y responsabilidades residirá en el desarrollo de un buen proceso de selección de tus nuevos recursos humanos o proveedores de servicios. No caigas en el error de intentar buscar personas similares a ti, ya que el secreto está en unir a la causa perfiles que se complementen a la perfección contigo, solventando así tus posibles carencias.

• A partir de ese primer paso, será el momento de realizar un necesario proceso de formación e información dirigido a las personas que formarán parte de tu equipo de trabajo, en el que podréis delimitar al detalle la nueva distribución de funciones y responsabilidades, así como establecer conjuntamente los procedimientos más adecuados para la gestión, control y seguimiento de este proceso.

• Para que esta nueva estructura funcional aporte los resultados deseados, será esencial que se lleve a cabo, de forma análoga, la definición de los objetivos a alcanzar tanto a corto como a largo plazo, y promueve que estos sean conocidos y asimilados por aquellas personas en las que has decidido delegar las tareas que serán esenciales para alcanzarlos.

• Para finalizar, será imprescindible que todos estos pasos estén acompañados de un continuo proceso de retroalimentación o feedback, generando un flujo de información continua entre los miembros de tu equipo de trabajo. De esta forma, se despejarán todas aquellas posibles dudas que podáis tener sobre el itinerario a seguir para alcanzar vuestros objetivos de negocio y, al mismo tiempo, conseguirás una mayor implicación de tus recursos humanos, ya que se sentirán partícipes activos de los pasos que se van dando hacia la consecución de las metas marcadas.

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Ser perseverante para alcanzar tus objetivos implica mantenerse fiel a tus sueños y no desfallecer ante la presencia de cualquier obstáculo que se te presente, y que, a primera vista, pueda a alejarte de conseguir lo que te propones.

En este sentido, y por mucho que los casos de éxito empresarial se suelan contar obviando aquellos aspectos que los pusieron en riesgo a lo largo de su diseño y desarrollo, no se puede siquiera pensar en lograr las metas que nos proponemos en nuestra andadura profesional sin que existan situaciones en las que todo parezca venirse abajo y que, por tanto, exigen que aportemos lo mejor de nosotros mismos.

De hecho, debes tener en cuenta que, como dijo una vez un sabio, si la consecución de tus objetivos no requiere de tu esfuerzo diario esto se deberá, sobre todo, a que fuiste demasiado complaciente al establecer tus metas.

Para reflexionar sobre la importancia de luchar por lo que deseas, a nivel personal y profesional, y no dejarte vencer por esa voz interior que te anima a desistir, desde OGE Consultores hoy queremos que recuerdes con nosotros la famosa fábula del zorro y las uvas, que pasamos a mostrarte a continuación.

“Hace algún tiempo que un zorro, hambriento y cansado de no encontrar una presa que llevarse a la boca, se aventuró a caminar por una plantación de uvas, para ver si podía dar caza a algún conejo despistado.

Paseando entre las parras se dio cuenta de que era el único animal que se encontraba allí.

Sin embargo, al alzar su vista se quedó prendado de un espectacular racimo de uvas maduras, que brillaba resplandeciente sobre su cabeza.

Al fijarse con más detenimiento, recorrió su mente la idea de poder mitigar su hambre y su sed con aquella fruta tan sabrosa.

Por eso, comenzó a intentar trepar por las ramas de la parra, sin ningún éxito, y a dar saltos para intentar lograr su objetivo.

El esfuerzo realizado hacía que pareciese que las uvas cada vez estaban más lejos, lo que comenzó a desanimarlo.

Tras varias intentonas, el zorro se quedó mirando al racimo de uvas y, fruto de su impotencia, se autoconvenció de que las uvas todavía estaban verdes y que no merecía la pena estar dedicando su tiempo a un objetivo que, en el fondo, no era de su agrado.”

 

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En la mayor parte de las ocasiones, esta situación suele tener su origen en un desajuste de carácter transitorio, entre la realización del trabajo o venta, con los costes directos e indirectos que este proceso supone, y el cobro efectivo de esta acción comercial, lo que puede llegar a provocar problemas aún mayores en el caso en el que este retraso se convierta en morosidad o impago, hasta el punto de poner en riesgo la estabilidad y supervivencia del negocio.

Conscientes de este hecho, desde OGE Consultores hoy queremos que conozcas algunos consejos que pueden serte útiles para prevenir o hacer frente a una situación de falta de liquidez transitoria, atajando esta situación de raíz y evitando así que esta incidencia pueda afectar al futuro de tu negocio:

• Como medida preventiva ante este tipo de situaciones, será muy recomendable que, en aquellos periodos en los que disfrutes de una mayor solvencia y volumen de ingresos, establezcas una dotación de reservas para contar con capital disponible, y líquido, ante una emergencia. Aunque pueda parecerte una práctica asociada a empresas de mayor tamaño, el hecho de mantener una cuenta alejada de tus gastos corrientes puede ahorrarte muchos problemas y preocupaciones.

• A nivel comercial, antes de emprender cualquier inversión adicional, y sobre todo aquellos que impliquen un considerable compromiso de recursos, analiza detenidamente las condiciones del proyecto y trata de conocer al máximo a tus clientes, con el fin de poder rechazar la posibilidad de emprender acciones comerciales que no solo no te permitan obtener la rentabilidad esperada, sino que, además, impliquen pérdidas para tu negocio.

• Asimismo, será preciso que tengas siempre presente la necesidad de llevar un control exhaustivo de las cuentas pendientes de cobro en tu empresa, como mecanismo para garantizar tu solvencia y liquidez, repasando diariamente tus flujos de caja y tesorería.

• Para finalizar, en el caso de que detectes que esta situación de falta de liquidez no se debe a aspectos coyunturales, sino estructurales, lo más adecuado será que te plantees la realización de una auditoría financiera, a nivel interno o a través de profesionales, para identificar la causa, o causas, del problema y establecer las vías de mejora más adecuadas para recuperar la normalidad cuanto antes.

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Del mismo modo, en el ámbito de la contabilidad o la fiscalidad, como ocurre en otros muchos aspectos de nuestra vida personal, es relativamente normal que seamos propensos a tratar de maximizar nuestros éxitos y puntos fuertes, y que, de igual forma, tengamos la tentación de ‘correr un tupido velo’ sobre aquellos aspectos de los que estamos menos orgullosos o somos conscientes de que pueden afectar negativamente a nuestra imagen.

El verdadero problema de la aplicación de lo que se conoce como maquillaje contable, o contabilidad creativa, reside en el momento en el que se comienza a ser víctima de nuestro propio personaje, dirigiendo todos los esfuerzos de gestión en mantener una imagen ilusoria, en lugar de tratar de subsanar lo antes posible aquellos errores o deficiencias que han motivado este comportamiento.

Es en estos casos cuando la obstinación por no reconocer abiertamente estos problemas y ponerse manos a la obra en su resolución suele desembocar en el desarrollo de unas prácticas que no solo son totalmente contraproducentes a nivel interno, sino que constituyen un fraude de ley y pueden ser objeto de sanción administrativa o, incluso, penal por parte de las administraciones competentes.

Por este motivo, es fundamental que, si percibes que tu empresa se encuentra en una situación de este tipo, o corre el riesgo de hacerlo, te pongas en manos de aquellos profesionales que pueden detectar, de una forma totalmente objetiva y neutral, las deficiencias y problemas financieros que están generando esta situación y establecer las vías de mejora para subsanarlos lo antes posible, en lugar de emplear técnicas de contabilidad creativa que, más pronto que tarde, acabarán volviéndose en tu contra.

Tanto a nivel profesional como personal, la consecución del éxito reside en enfrentarse de cara y sin miramientos a los problemas que nos encontramos en nuestra vida diaria, y no en ‘enterrar la cabeza como el avestruz’, cruzando los dedos y deseando que los problemas se resuelvan solos, a la espera de un cambio de viento que, en la práctica totalidad de las ocasiones, nunca llega.

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Aunque es totalmente normal, y hasta lógico, que cuando ostentas la responsabilidad de dirigir los movimientos presentes y futuros de tu empresa, te centres preferentemente en todos aquellos aspectos internos que te abordan en tu día a día, debes tener presente que la mayor parte de tus decisiones estarán condicionadas por lo que sucede a tu alrededor, ya que, como se decía en una conocida serie que marcó época en los años 90 y que todavía cuenta con un gran número de seguidores, ‘la verdad está ahí fuera’.

En este sentido, una de las principales herramientas que, a pesar de su relativa antigüedad, sigue gozando de un enorme pronunciamiento entre los expertos en gestión empresarial es lo que se conoce como Análisis PEST o PESTEL, y que engloba el estudio, gestión y reacción ante todo lo que puede incidir en el funcionamiento de tu empresa procedente de su entorno político, económico, social o tecnológico (incluyendo además los factores ecológicos y legales si optamos por la segunda acepción de este término).

Si estás familiarizado con este concepto, es muy probable que esta recomendación te pueda resultar algo añeja, pero es precisamente ahora cuando nos encontramos en un escenario cada vez más cambiante y vertiginoso, en el que la identificación e integración de los cambios y tendencias de tu entorno ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad irrenunciable.

Para que te puedas hacer una idea de ello, desde OGE Consultores vamos a mostrarte a continuación unas pinceladas sobre la extraordinaria importancia del diseño y desarrollo de un análisis PEST (o PESTEL) en la gestión empresarial de tu negocio.

La información es poder

El empleo del análisis PEST te permitirá disponer de información sumamente valiosa para el desarrollo de tu proceso de toma de decisiones.

Ten en cuenta que la realización de este análisis de forma periódica, y la incorporación de los datos obtenidos a tu estructura estratégica, hará posible que dispongas de una visión totalmente completa y actualizada de tu entorno, en lugar de condicionar tus decisiones a una foto fija que, casi con toda seguridad, ya se encuentra desfasada.

Tomar las riendas de tu futuro es indispensable

En la medida en que tomes conciencia de lo que sucede en tu entorno y en qué medida esto puede afectar al futuro de tu negocio, tanto en términos positivos como negativos, estarás dando pasos de gigante para adoptar un enfoque estratégico proactivo, anticipándote a los cambios, en lugar de reactivo, respondiendo a estos una vez que se hacen visibles y comienzan a tener repercusiones.

Como hemos comentado anteriormente, en un entorno como el actual, el análisis PEST es una tabla que te permitirá surfear las olas que se producen en tu mercado de actuación, en lugar de verte obligado a dejarte llevar por ellas sin rumbo fijo y a la deriva.

Tienes en tu mano conocer tu propia realidad

Para finalizar, aunque se suele pensar que este análisis puede pecar de genérico o demasiado abstracto, su verdadera utilidad se basa, precisamente, en todo lo contrario.

Si bien el entorno a analizar es único para todas las empresas, los ojos que lo observan serán totalmente diferentes en función de las características, sector de actividad y ambiciones de cada organización, generando por tanto un análisis propio y totalmente adaptado a lo que realmente es importante para tu negocio.

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En este sentido, aunque la definición de tus objetivos y metas para este año 2022 constituye un primer paso esencial en el desarrollo de esta reflexión, ya que te permitirá fijar el ‘punto de destino’ donde deseas encontrarte cuando finalice este ejercicio, y las actuaciones necesarias para alcanzarlo, no será adecuado limitar este proceso de transformación solamente a este aspecto.

También será preciso realizar un análisis crítico sobre el modo en qué enfocas tu trabajo diario y si realmente estás haciendo todo lo posible para alcanzar un nivel de productividad que resulte satisfactorio en relación a tu plan de negocio.

Por este motivo, desde OGE Consultores hoy queremos mostrarte algunas recomendaciones prácticas que pueden ayudarte a enfocar tu metodología de trabajo de una forma más productiva:

• Establece una planificación lo más ajustada posible a la realidad de tu jornada laboral, y a ser posible a una semana vista, con el fin de disponer de un mapa mental de todas las actuaciones que debes abordar.

• A la hora de realizar esta programación de tareas, ten siempre presente la necesidad de priorizar tu atención hacia aquellos proyectos o clientes que te estén generando una mayor facturación. No se trata de establecer un criterio estrictamente monetario para la atención de tu cartera de clientes, sino más bien de ser justo contigo mismo y, sobre todo, con ellos, y dedicarle más tiempo a quien más valora tu trabajo.

• A partir de estas dos primeras ideas, también tendrá una gran importancia que nunca descuides la necesidad de no confundir facturación con rentabilidad, ya que esto dependerá de la relación entre el presupuesto o propuesta económica acordada con el cliente y del tiempo que, de forma efectiva, le dedicas a las tareas necesarias para su realización. Por tanto, será conveniente que siempre tengas presente los ingresos que obtienes por hora de trabajo, con el fin de establecer el tiempo que puedes dedicar a cada proyecto para que sea realmente rentable para tus intereses.

• Para finalizar, también puede ayudarte a mejorar tu productividad plantearte la posibilidad de delegar o externalizar ciertas tareas a otros profesionales de confianza que puedan realizarlas de una forma más eficiente, siempre que el presupuesto del proyecto lo permita. De esta forma, podrás avanzar más rápido en aquellos aspectos en los que realmente eres productivo y conseguir que aquellos otros que pueden quitarte más tiempo sean realizados de forma paralela, contando con tu supervisión continua si lo consideras necesario.

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En este sentido, adquiere una especial importancia el hecho de contar con los medios necesarios para conseguir identificar qué nuevos proyectos o cambios en el entorno son realmente una oportunidad para tu negocio y qué otros, por el contrario, pueden suponer una dedicación innecesaria, y poco aconsejable de recursos, con el riesgo de poder afectar gravemente a la estabilidad y solvencia de tu proyecto empresarial.

Es aquí donde se pone de manifiesto el papel esencial del análisis de riesgo como herramienta básica para ‘separar el trigo de la paja’, dirigida a conocer en qué medida resultará recomendable realizar una inversión o, lo que puede llegar a ser más comprometido, solicitar financiación para acometer un proyecto que, a priori, nos ofrece una rentabilidad más que interesante.

En este punto, desde OGE Consultores consideramos útil que conozcas los diferentes pasos que conforman el desarrollo de un proceso de análisis de riesgo a nivel estratégico en el seno de tu organización:

• Definición de los principales riesgos clave, a nivel interno y externo, que pueden afectar a la estabilidad, consolidación y crecimiento de tu proyecto empresarial.

• Estimación del peso y probabilidad de ocurrencia de cada riesgo, con el fin de priorizar el desarrollo de actuaciones relacionadas con aquellos que presentan una mayor amenaza para tu entidad o una mayor posibilidad de ocurrencia, y más aún si se dan ambos aspectos de forma simultánea.

• Diseño y puesta en marcha de un plan de contingencia, que permita hacer frente de forma óptima, y anticipada, a aquellos riesgos que requieren de una actuación más rápida por parte de tu empresa, conforme a los puntos anteriores.

• Establecimiento de un programa de actuación, en el que será fundamental concretar una distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre los distintos miembros de tu organización, para evitar duplicidad de tareas o, lo que es peor, ausencia de actuación en algunos puntos clave.

• Seguimiento de las actuaciones durante su desarrollo y determinación de medidas correctivas en caso de que fuesen necesarias, adaptando este proceso a lo que realmente ocurre en el entorno.

Como puedes observar, el análisis de riesgo es un elemento de gran ayuda para disponer de la información necesaria para transformar la filosofía de tu empresa, pasando de un enfoque eminentemente reactivo, condicionado a los movimientos y tendencias de tu sector, a un punto de vista totalmente proactivo, capaz de anticiparse a estos cambios y aprovecharlos en tu propio beneficio empresarial.

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No obstante, hoy queremos analizar contigo este cuento desde otro ángulo muy distinto, tratando de reflexionar sobre las útiles enseñanzas que nos muestra esta historia, pero desde una perspectiva netamente empresarial, que puedas aplicar a tu trabajo diario.

Como podrás observar a continuación, desde OGE Consultores te invitamos a ir un paso más allá de la ‘manida’ comparación entre la cigarra y la hormiga, ya que consideramos que lo realmente importante es profundizar en todos los aspectos positivos que se pueden identificar en el comportamiento de esta última, fundamentales para el crecimiento y consolidación de tu negocio a corto, medio y largo plazo.

Carácter proactivo y capacidad de anticipación a los cambios del entorno

En primer lugar, el principal secreto del éxito de la hormiga reside en su conocimiento y aceptación de que las estaciones son cíclicas y que, por tanto, a un verano caluroso y con buena cosecha seguirá, inevitablemente, un invierno frío y sin recursos.

De esta forma, al disponer de esta información y tomar conciencia de las amenazas que esto supone para su supervivencia, la hormiga puede anticiparse a estos cambios y tomar las medidas adecuadas para minimizar el efecto del ‘cambio estacional’, transformando una amenaza en oportunidad.

Establecimiento de una planificación que guíe sus actuaciones

A partir del punto anterior, la hormiga dispone de suficiente tiempo para establecer una planificación adecuada a sus necesidades, y definir toda una serie de objetivos operativos que guíen sus actuaciones y, además, establecer los mecanismos de control adecuados para detectar y corregir posibles desviaciones relacionadas con la consecución de sus objetivos estratégicos.

El secreto está en establecer una organización correcta de sus tareas diarias

Este es un aspecto casi tan importante como la capacidad de anticipación y el desarrollo de una correcta planificación, y que, al mismo tiempo, los complementa a la perfección.

Mientras que los dos elementos anteriores tienen un carácter más teórico, el desarrollo de una organización adecuada permite distribuir las cargas de trabajo entre los distintos días que tenemos de plazo para alcanzar una meta.

Capacidad de enfrentarte a los problemas en lugar de eludir tu responsabilidad

Para finalizar, consideramos necesario destacar la fortaleza de la hormiga para cumplir día a día sus micrometas, convencida de que lo realmente importante es su objetivo final.

Si bien en el cuento no profundiza en este tema, es lógico pensar que, durante el verano, la hormiga tuvo que enfrentarse a diversos obstáculos, como días de calor excesivo, tormentas veraniegas inesperadas o la amenaza de depredadores.

Sin embargo, estas no fueron excusas para aplazar sus tareas, teniendo todo preparado para afrontar de la mejor forma posible la llegada del crudo invierno.

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