09 Jul ¿Cómo incrementar la productividad de tus reuniones de trabajo?
No podemos negar que las reuniones de trabajo se convierten, en ocasiones, en armas de doble filo para tu productividad empresarial.
Si bien son indispensables para contribuir a la coordinación del trabajo en equipo dentro de la empresa, para la resolución de dudas y, sobre todo, unificar criterios a la hora de establecer e implementar los objetivos estratégicos y operativos de la organización, las reuniones de trabajo no siempre son realmente provechosas, llegándose a convertir en un ‘ladrón de tiempo’ si no se estructuran y desarrollan de una forma óptima.
Partiendo de esta reflexión, desde OGE Consultores hoy queremos mostrarte algunas pautas para garantizar la utilidad de tus reuniones de trabajo, mostrándote los pasos necesarios para favorecer su productividad y evitar pérdidas de tiempo.
Establece previamente un orden del día para favorecer la productividad
Más allá de formalismos y estructuras encorsetadas, el primer paso a seguir para asegurar la productividad de una reunión de trabajo estará relacionado con la definición previa de la duración de la reunión, los principales temas a tratar y la organización de cada uno de ellos.
En este sentido, será preferible comenzar por aquellos temas que se consideren esenciales y críticos, para pasar posteriormente a dialogar sobre otros temas valorados como secundarios o complementarios, y dejar un cierto margen por si se produce una prolongación inesperada o se quieren tratar diferentes cuestiones finales no contempladas al inicio de la misma.
Comunica a los participantes esta información con antelación
Otro aspecto importante para el desarrollo de una reunión de trabajo estará asociado al hecho de que todas aquellas personas que vayan a participar tengan claro los elementos anteriores, y puedan preparar así su intervención.
Si bien puede bastar con que conozcan esta información con uno o dos días hábiles de antelación, en el caso de que esta cita trate sobre documentos corporativos, esta notificación debería realizarse cuatro o cinco días antes, para que dispongan de tiempo suficiente para su revisión y análisis en profundidad.
Fomenta la productividad estableciendo unas normas básicas de participación
Aunque es normal que cada uno de los integrantes de estas reuniones comience el encuentro con la visión de finalizar lo antes posible, es habitual que se genere un clima de distensión o informalidad que puede desembocar en la aparición de comentarios triviales o divagaciones.
Por ello, será conveniente que se fije con claridad la persona que ejercerá la labor de moderación, y que se comunique al principio de la reunión que las intervenciones sean lo más concisas y productivas posibles, sin entrar en discusiones o valoraciones personales.
Realiza un análisis final de los acuerdos alcanzados
Como último paso para garantizar la productividad de una reunión de trabajo será sumamente importante que, antes de finalizar, se repasen los puntos tratados y los acuerdos alcanzados durante el encuentro, así como los objetivos y tareas que se deben alcanzar en el futuro, y las personas responsables de su realización y cumplimiento, para su evaluación y tratamiento en la próxima reunión.
De esta forma, todos los participantes en la reunión tendrán una imagen precisa de lo que se ha comentado en la misma y, sobre todo, conocerán en qué medida afectan los acuerdos alcanzados al desarrollo de su trabajo diario.